Rechtliche Hinweise für Bewerber

INFORMATION ÜBER DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN BEI HOGAN LOVELLS INTERNATIONAL LLP (ARTIKEL 13, 14 DSGVO)


Die personenbezogenen Daten jedes Einzelnen, der in einer vertraglichen, vorvertraglichen oder anderweitigen Beziehung zu Hogan Lovells steht, unterliegen besonderem Schutz.

Gemäß Art. 13, 14 DSGVO haben Unternehmen besondere Informationspflichten, wenn sie personenbezogene Daten erheben. Hiermit erfüllen wir diese Verpflichtungen.

Wir möchten darauf hinweisen, dass Sie sich bei allen Fragen zu diesem Dokument, zu den verwendeten Fachbegriffen oder Formulierungen gerne an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden dürfen.


1. VERANTWORTLICHE (ART. 13 I LIT. A DSGVO)

Frankfurt 

Hogan Lovells International LLP

Große Gallusstrasse 18

60312 Frankfurt am Main

Tel +49 (0)69 962 36 0

Fax +49 (0)69 962 36 100


Düsseldorf

Hogan Lovells International LLP

Kennedydamm 24

40476 Düsseldorf

Tel +49 (0)211 13 68 0

Fax +49 (0)211 13 68 100


Hamburg

Hogan Lovells International LLP

Alstertor 21

20095 Hamburg

Tel +49 (0)40 419 93 0

Fax +49 (0)40 419 93 200


München

Hogan Lovells International LLP

Karl-Scharnagl-Ring 5

80539 München

Tel +49 (0)89 290 12 0

Fax +49 (0)89 290 12 222


2. KONTAKTDATEN DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN (ART. 13 I LIT. B DSGVO)

Christine Nottrott-Charlton (Datenschutzbeauftragte, verpflichtet nach Verbandskriterien des Berufsverbandes der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.V.)

Am Dreispitz 16

35510 Butzbach

Tel +49 (0)6033 970911 

Fax +49 (0)6033 970910

christine@nottrott-charlton.de

www.nottrott-charlton.de


3. ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Durchführung aller Vorgänge, die Hogan Lovells International LLP ("Hogan Lovells"), oder sonstige vertragliche oder vorvertragliche Beziehungen oder gesetzliche Pflichten des Verantwortlichen betreffen. 

Daten können insbesondere sein: Adressdaten, Bankdaten und sonstige Daten, die zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich sind. Das können auch besondere Datenkategorien gemäß Art. 9 EU-DSGVO sein. 

Ansonsten gilt die Datenschutzrechtliche Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.


3.1 Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung oder nach Kontaktaufnahme bei einer Veranstaltung, und in diesem Zusammenhang insbesondere für folgende Zwecke: Prüfung und Beurteilung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle, Leistungs- und Verhaltensbewertung im gesetzlich zulässigen Umfang, ggf. zur Registrierung und Authentifizierung für die Bewerbung über unsere Website, ggf. zur Erstellung des Arbeitsvertrages, Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie zur Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation, Maßnahmen zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten, statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung, Reise- und Veranstaltungsmanagement, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung, Berechtigungs- und Ausweisverwaltung, Kostenerfassung und Controlling, Berichtswesen, interne und externe Kommunikation, Abrechnung und steuerliche Bewertung betrieblicher Leistungen (z.B. Kantinenessen), Abrechnung über Firmen Kreditkarte, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, vertragsbezogene Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen) mit Ihnen, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; Gewährleistung der IT-Sicherheit (u. a. System- bzw. Plausibilitätstests) und der allgemeinen Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern sowie zur Verhinderung von und zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten; Gewährleistung der Integrität, Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; Authentizität und Verfügbarkeit der Daten, Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z. B. Revision).


3.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Über die eigentliche Erfüllung des (Vor-) Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie insbesondere für folgende Zwecke: Maßnahmen zur Weiterentwicklung von bestehenden Systemen, Prozessen und Dienstleistungen; Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten soweit über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehend; Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich; Benchmarking; Entwicklung von Scoring-Systemen oder automatisierten Entscheidungsprozessen; Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. durch Zutrittskontrollen und Videoüberwachung), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend; interne und externe Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen.


3.3 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossenschaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention (z.B. Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten), das betriebliche Gesundheitsmanagement, die Gewährleistung der Arbeitssicherheit, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie für Zwecke der Prüfung durch Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.


4. KATEGORIEN VON VERARBEITETEN DATEN

  • Adresse und Kontaktdaten (z.B. E-Mailadresse, Telefonnummer)
  • Zeugnisse
  • Lebenslauf
  • Fragebogen für Bewerber
  • Bewerberinterviews


5. KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

  • Öffentliche und andere externe Stellen wie z.B. Gerichte, Aufsichtsbehörden, Banken.
  • Sozietätsinterne Verarbeitung.
  • Empfänger in einem Drittland sofern im Rahmen des Bewerbungsprozesses notwendig.
  • Alle Unternehmen und Niederlassungen, die der Sozietät angehören und ihren Sitz in einem Drittland haben, können zu den Empfängern von personenbezogenen Daten gehören. Die Adressen sämtlicher Hogan Lovells International LLP, Hogan Lovells US LLP und ihnen nahestehende Gesellschaften sind auf unserer Internetseite abrufbar.
  • Mit allen Empfängern aus Drittländern sind oder werden vor der ersten Übermittlung personenbezogener Daten die EU-Standarddatenschutzklauseln vereinbart. Damit ist sichergestellt, dass für die Verarbeitungen von personenbezogenen Daten entsprechende Garantien und durchsetzbare Rechte gewährleistet sind. Jeder Betroffene kann eine Kopie der entsprechenden Vereinbarung von unserer Datenschutzbeauftragten erhalten.


6. DAUER DER SPEICHERUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Ihre Daten werden von uns im Einklang mit den Anforderungen aus Art. 17 DSGVO gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (z.B. rechtlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten aufgrund vertraglicher Vorgaben sowie der berufsrechtlichen Aufbewahrungspflicht, § 50 Abs. 1 BRAO). Nach Ablauf der Frist werden die Daten routinemäßig gelöscht.


7. WELCHE DATENSCHUTZRECHTE KANN ICH ALS BETROFFENER GELTEND MACHEN?

a) Auskunftsrecht:

Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person von uns gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben.

b) Recht auf Berichtigung und Löschung:

Sie können von uns die Berichtigung von unrichtigen sowie die Vervollständigung von unvollständigen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen. (Art. 16 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO auch die Löschung Ihrer Daten verlangen. Dies kann etwa der Fall sein, wenn

i. die Daten für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet haben, nicht länger erforderlich sind;

ii. Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es uns an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;

iii. Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder Sie gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen;

iv. wir die Daten unrechtmäßig verarbeitet haben;

v. die Verarbeitung nicht notwendig ist, um die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, die von uns die Verarbeitung Ihrer Daten erfordert, sicherzustellen, insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

c) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, d.h. auf Markierung der gespeicherten personenbezogenen Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken, zustehen. Hierfür muss eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben sein, also 

i. Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;

ii. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;

iii. wir Ihre Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;

iv. Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung Ihre überwiegen.

d) Recht auf Datenübertragbarkeit:

Schließlich kann Ihnen auch ein Recht auf Herausgabe der Sie betreffenden Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Diese Daten können Sie unbehindert einem anderen Verantwortlichen übermitteln. Zudem können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, soweit das technisch möglich ist (Art. 20 DSGVO)

e) Recht auf Widerspruch:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO). Ihr Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung in die Verarbeitung ist unabhängig von diesemWiderspruchsrecht jederzeit möglich.

f) Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde:

Sie haben das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass diese gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt. Die für uns jeweils zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden sind: 


Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163

65021 Wiesbaden


Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 27

91522 Ansbach


Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf


Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Kurt-Schumacher-Allee

20097 Hamburg


8. AUTOMATISIERTE EINZELFALLENTSCHEIDUNGEN ODER MAßNAHMEN ZUM PROFILING

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling – über die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses.


9. EINSCHRÄNKUNGEN DER RECHTE AUFGRUND VON ANWALTLICHEN UND GESETZLICHEN PFLICHTEN

Die oben genannten Rechte können aufgrund unserer gesetzlichen Pflichten, wie z. B. die berufsrechtliche Aufbewahrungspflicht, § 50 Abs. 1 BRAO) oder die Interessenkollisionsprüfung § 43a Abs. 4 BRAO, eingeschränkt sein.


10. RELEVANTE GESETZESTEXTE

Die Bestimmungen der DSGVO können Sie hier abrufen:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=celex%3A32016R0679

Die Bestimmungen des BDSG-neu können Sie hier abrufen:

https://dejure.org/gesetze/BDSG_2018

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