Datenschutzhinweis

Hogan Lovells International LLP, Atlantic House, Holborn Viaduct, London EC1A 2FG, Vereinigtes Königreich, und die mit ihr verbundenen Unternehmen ("Hogan Lovells") unterhalten eine Datenbank mit Lebensläufen und Bewerbungen für die Zwecke des Bewerbungsmanagements ("Karriere-Website"), über die Sie sich weltweit für Positionen an einem der Standorte von Hogan Lovells bewerben können. 

Wir respektieren Ihre Privatsphäre an allen Standorten. Ihre personenbezogenen Daten werden im Einklang mit sämtlichen geltenden Gesetzen, unter anderem der EU-Datenschutz-Grundverordnung, verarbeitet. Dieser Datenschutzhinweis enthält nähere Angaben zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Informationen, zu denen Hogan Lovells im Rahmen Ihrer Bewerbung, sei es über die Karriere-Website, per E-Mail, per Post oder auf anderem Wege, Zugang erhält. Sie werden außerdem über Ihre Rechte in Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert.

1.1 Wer ist für die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verantwortlich? Wie kann ich mit Hogan Lovells Kontakt aufnehmen?

Die Hogan Lovells International LLP ist Hauptverantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bei Hogan Lovells International LLP stehen wir Ihnen jederzeit unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

  • Hogan Lovells International LLP, Atlantic House, Holborn Viaduct, London EC1A 2FG, Vereinigtes Königreich
  • Der bzw. die Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter: [email protected]

Nach Einreichung Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Die Personalabteilung des Standorts, bei dem Sie sich beworben haben, wird sich um Ihre Bewerbung kümmern. Sie ist Ihre Ansprechpartnerin für Fragen in Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess und der Verarbeitung Ihrer Daten.

Sie können die zuständige Personalabteilung unter den Kontaktdaten auf unserer Website erreichen.

1.2 In welchem Ausmaß werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet? 

Sie können sich über ein Onlineformular auf der Karriere-Website bewerben. Auch eine Bewerbung per E-Mail oder auf dem Postweg ist möglich.

Um sich über unsere Karriere-Website bewerben zu können, ist zunächst die Registrierung und Einrichtung eines Accounts mit Login-Namen und Passwort erforderlich. Mithilfe der Registrierungsdaten können Sie sich auf der Karriere-Website einloggen und Ihre Bewerbung verwalten sowie mit Hogan Lovells in Kontakt bleiben. Die Daten werden verschlüsselt an uns übertragen.

Es werden diejenigen personenbezogenen Daten erhoben, die Sie in Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung an Hogan Lovells weitergeben, etwa die angestrebte Position, Name, Anrede, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Angaben zu Ihrer schulischen und beruflichen Ausbildung, derzeitige und frühere Tätigkeiten, Qualifikationen, Zeugnisse, Berufsmitgliedschaften, Sprachkenntnisse und Computerkenntnisse. Falls Sie sich über die Karriere-Website bewerben, werden Ihre Registrierungsdaten (Login-Name und Passwort) erhoben und verarbeitet. Ihr Passwort wird dabei nicht an Dritte weitergegeben.

Ihre Daten werden nur an diejenigen Personen weitergegeben, die diese zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung einsehen müssen, insbesondere zur Prüfung Ihrer Qualifikation und Eignung und zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen. Dazu gehören leitende Angestellte, die für Bewerbungen verantwortlich sind bzw. Geschäftsbereiche leiten, für die Ihre Bewerbung interessant sein könnte. Wir arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen, die uns mit Systemen, unter anderem unseren internen IT-Systemen und unserer Karriere-Website, bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützen. Sämtliche Unternehmen sind an Geheimhaltungspflichten gebunden. 

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich zu einer Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an uns verpflichtet. Sollten Sie uns jedoch nicht alle personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir benötigen, kann Ihre Bewerbung gegebenenfalls nicht bearbeitet werden.

1.3 Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für eine Stelle bei uns. Diese Verarbeitung dient auch dem Zweck, eine Entscheidung darüber zu treffen, ob wir Sie beschäftigen möchten (sei es als Angestellter oder in einer anderen Funktion) z. B. hinsichtlich der Prüfung der von Ihnen gemachten Angaben, der Prüfung Ihrer Eignung für die fragliche Stelle und der Durchführung von Vorstellungsgesprächen. Rechtliche Grundlage ist die Notwendigkeit, Ihre Daten auf Ihren Antrag hin vor Vertragsschluss zu verarbeiten.

Ihre Daten können auch nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden, sofern dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z. B. zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen), zur Beantwortung Ihrer Fragen oder zur Einhaltung gesetzlicher Speicher- bzw. Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Wir führen außerdem ein im nachstehenden Abschnitt beschriebenes Vorab-Screening durch.

1.4 Vorab-Screening

Wir führen Routinechecks hinsichtlich der Korrektheit der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten durch. Diese beinhalten eine Verifizierung der persönlichen Angaben, Adressen, Ausbildung, Qualifikationen, Berufsmitgliedschaften und des beruflichen Werdegangs. Des Weiteren führen wir Prüfungen hinsichtlich bestehender Sanktionen und zur Verifizierung der Leitungsfunktionen (directorship checks) durch. Diese Prüfungen werden durchgeführt, um die Einhaltung der berufsbedingten und regulatorischen Anforderungen zu gewährleisten und die Folgen von Fehlern bzw. Fehlverhalten zu minimieren. Ein Vorab-Screening wird am Ende des Bewerbungsverfahrens durchgeführt und ist in den meisten Fällen Voraussetzung dafür, dass Ihnen ein Vertragsangebot unterbreitet wird. Wir arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen, die diese Prüfungen in unserem Namen auf Grundlage von Verträgen durchführen, die sie zur strengen Einhaltung der Anforderungen der Datenschutzgesetze verpflichten.

Art und Umfang der Vorab-Screenings, die wir vor Ihrer Einstellung durchführen, hängt von der Art Ihrer Position im Unternehmen und der Rechtsordnung des Landes, in dem Sie tätig werden werden, ab. In einigen Rechtsordnungen (jedoch nur, wo die dortigen Gesetze zulassen) können wir folgende weitere Prüfungen durchführen:

  • Bonitätsprüfungen (für bestimmte Positionen),
  • Strafregisterabfragen (in Kontinentaleuropa und bestimmten anderen Ländern reicht dafür gegebenenfalls ein Führungszeugnis aus),
  • Arbeitsberechtigung in den jeweiligen Rechtsordnungen (sofern erforderlich).

Falls eine der vorgenannten Prüfungen auf Sie zutrifft, werden Sie entsprechend informiert. Sie werden außerdem vor Durchführung bestimmter Prüfungen um Ihr Einverständnis gebeten, da vor Herausgabe der Daten von den Informationsquellen oftmals eine Einverständniserklärung verlangt wird. Dies ändert jedoch nichts an der oben beschriebenen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten. Die Ergebnisse aller Prüfungen werden von uns verwendet, um über Ihre Eignung für eine Position bei uns zu entscheiden, und bleiben vertraulich.

Sollten Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt auf eine andere Position bei Hogan Lovells bewerben, erfordert dies gegebenenfalls zusätzliche Background-Checks.

Für weitere Informationen zum Vorab-Screening wenden Sie sich bitte an das Recruiting-Team von Hogan Lovells.

1.5 Werden meine Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet und gespeichert?

Sobald Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist, wird sie an die Personalabteilung des Standorts, bei dem Sie sich für eine freie Stelle beworben haben, weitergeleitet. Dabei werden Ihre Daten möglicherweise an Standorte außerhalb der Europäischen Union ("EU") oder des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") weitergeleitet, insbesondere an Standorte der Hogan Lovells US LLP.

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten aus der EU an Orte außerhalb des EWR geschieht ausschließlich auf Grundlage geeigneter Schutzmaßnahmen und im Einklang mit geltenden Datenschutzbestimmungen. Hierdurch ist gewährleistet, dass Ihre Daten dem in der EU / im EWR Schutzniveau geltenden Schutzniveau unterliegen. Hogan Lovells stellt dies im Allgemeinen durch die Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln sicher, die auf der Website der Europäischen Kommission unter https://ec.europa.eu einsehbar sind.

Um weitere Informationen dazu zu erhalten, wer potenziell Ihre Daten empfangen kann und welche Sicherheitsmaßnahmen von uns eingesetzt werden, setzen Sie sich bitte mit uns unter den in Abschnitt 1.1 aufgeführten Kontaktdaten in Verbindung. 

Die Daten in unserer Bewerbungs-Datenbank werden weder an externe Stellen oder Organisationen weitergegeben noch für Marketingzwecke verwendet.

1.6 Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert? 

Sollte kein Vertragsverhältnis zwischen uns zustandekommen, werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von bis zu 12 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Davon ausgenommen sind Bewerbungen auf offene Stellen in Deutschland, bei denen die im Rahmen der Bewerbung erhobenen Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. 

Bei einer Bewerbung auf eine Position in Deutschland beachten Sie bitte auch die zusätzlichen Hinweise zu unserem Talentpool am Ende dieses Datenschutzhinweises.

Kommt ein Vertragsverhältnis zustande, werden Ihre Daten – sofern relevant – an unsere Personaldatenbank übermittelt und dort für die Zwecke des Arbeitsverhältnisses und im Einklang mit unseren datenschutzrechtlichen Prozessen gespeichert. Bei Arbeitsbeginn werden wir Sie gesondert über diese Prozesse informieren.

1.7 Welche Rechte habe ich hinsichtlich meiner personenbezogenen Daten, und wie kann ich diese Rechte ausüben?

Sobald Sie sich mit Ihren Angaben bei Hogan Lovells registriert haben, können Sie sich in Ihren Account einloggen und auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen sowie diese aktualisieren und berichtigen.

Im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden verarbeiteten personenbezogenen Daten und Erhalt einer Kopie der Daten (Recht auf Auskunft);
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung (Recht auf Berichtigung);
  • Recht auf Löschung personenbezogener Daten bei Vorliegen berechtigter Gründe (Recht auf Löschung);
  • Recht zur Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, sofern die geltenden gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung);
  • Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie diese personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen weiterzuleiten oder, sofern technisch machbar, von Hogan Lovells weiterleiten zu lassen, sofern die geltenden gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (Recht auf Datenübertragbarkeit);
  • Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, es sei denn, die gesetzlichen Voraussetzungen sind gegeben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung in Bezug auf Bewerbungen findet bei Hogan Lovells nicht statt.

Sie haben außerdem das Recht, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, jedweder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen für erforderlich halten, zu widersprechen.

Sofern wir Sie Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte (einschließlich des Widerrufs Ihrer Einwilligung) sowie bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzten Sie sich bitte unter den in vorstehendem Abschnitt  1.1 genannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung.

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe im Vereinigten Königreich, der EU und zahlreichen weiteren Ländern haben Sie darüber hinaus das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

1.8 Findet eine automatisierte Entscheidung bzw. ein automatisiertes Profiling statt?

Bei uns wird keine rein automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – vorgenommen, um Entscheidungen in Bezug auf Bewerbungen zu treffen.  

1.9 Datenspeicherung im Talentpool (nur Bewerbungen für Deutschland)

Wenn wir einen positiven Eindruck von Ihrer Bewerbung gewonnen haben, Ihnen aber keine Position anbieten können, würden wir Ihre personenbezogenen Daten gerne in unseren Talentpool aufnehmen, sodass wir Sie für zukünftig zu besetzende Stellen wieder kontaktieren können. Außerdem werden Ihre personenbezogenen Daten (auch außerhalb eines bestimmten Bewerbungsverfahrens) gegebenenfalls im Talentpool erhoben und gespeichert, wenn Sie uns z. B. auf Jobmessen oder Recruiting-Veranstaltungen Ihre Daten zur Verfügung stellen. 

In beiden Fällen bitten wir Sie vorher um Ihre Einwilligung. Sollten Ihre Daten in die Datenbank des Talentpools aufgenommen werden, werden wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihre Kenntnisse und Erfahrungen dokumentieren und Sie zukünftig über freie Stellen an unseren Standorten in Deutschland informieren zu können.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf nicht berührt.

Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Daten in den Talentpool gegeben haben, um über zukünftige freie Stellen informiert zu werden, werden Ihre personenbezogenen Daten für maximal ein (1) Jahr gespeichert. Diese Speicherfrist kann um weitere sechs (6) Monate verlängert werden, wenn Hogan Lovells Sie kontaktiert, um Gespräche über Ihre potenzielle Beschäftigung bei uns aufzunehmen.

Weitere Informationen zu Bewerbungen in den Vereinigten Staaten

Rechtlicher Hinweis: Mir ist bewusst, dass eine Anstellung bei der Hogan Lovells US LLP ein Arbeitsverhältnis "at will" darstellt, welches die Hogan Lovells US LLP oder der bzw. die Beschäftigte jederzeit mit oder ohne Kündigungsfrist oder Kündigungsgrund beenden kann. Mir ist auch bewusst, dass eine anderslautende Vereinbarung schriftlich geschlossen und sowohl von dem Chief Human Resources Officer als auch der beschäftigten Person unterschrieben werden muss. Die vorstehenden von mir in meiner Bewerbung gemachten Angaben sind nach bestem Wissen richtig und vollständig. Mir ist bewusst, dass eine Berücksichtigung meiner Bewerbung von den Ergebnissen einer Prüfung meiner Referenzen und meines Hintergrunds abhängt. Ich gestatte die Verifizierung aller in der Bewerbung enthaltenen Angaben. Ich genehmige hiermit, dass alle gegenwärtigen oder vergangenen Arbeitgeber, Schulen, Colleges, Strafverfolgungsbehörden oder Vertreter der vorgenannten Institutionen Angaben zu meiner Anstellung, Berufserfahrung, Ausbildung oder Vorstrafen an die Hogan Lovells US LLP übermitteln dürfen. Ich versichere und bestätige hiermit, dass die Angaben in dieser Bewerbung und dem ggf. beigefügten Lebenslauf nach bestem Wissen richtig und vollständig sind. Mir ist bekannt und ich stimme zu, dass Falschinformationen oder Auslassungen wichtiger Informationen dazu führen können, dass meine Bewerbung nicht weiter berücksichtigt wird oder die Kündigung ausgesprochen wird, sollte dies zu einem späteren Zeitpunkt bekannt werden. Nach dem Gesetz von Maryland kann ein Arbeitgeber nicht verlangen, dass sich eine Einzelperson als Bedingung für eine Beschäftigung, potenzielle Beschäftigung oder Fortführung der Beschäftigung einem Lügendetektortest oder einem ähnlichen Test unterzieht. Arbeitgeber, die sich nicht an dieses Gesetz halten, machen sich eines Vergehens schuldig und müssen eine Strafe in Höhe von bis zu 100 USD zahlen.

Weitere Informationen zu Bewerbungen in Russland

Wenn Sie sich auf eine Stelle an einem der Standorte in Russland bewerben, bitten wir Sie, die nachstehende Einverständniserklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten sorgfältig zu lesen und auszufüllen. Bitte senden Sie das Formular an [email protected] oder fügen Sie es Ihrer Bewerbung bei. 

Bitte beachten Sie, dass sich die Bedingungen dieses Hinweises von Zeit zu Zeit ändern können. Etwaige Änderungen werden hier angezeigt.